クリニックスタッフが退職するときの手続きを解説！

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こんにちは。株式会社メディカルリンクのクリニック採用コラム編集部です。

クリニックスタッフが実際に退職する際、円滑な業務引き継ぎと法令遵守のために、いくつかの手続きが必要です。普段、税理士や社労士などにお任せしている院長も、この手続きを当記事で把握しておくと今後のスタッフの退職手続きにて困ることはありません。

具体的にどのような手続きがあり、どのような対応が必要であるのかを順に説明していきます。

退職する従業員に確認・提出してもらうもの

退職する従業員に提出してもらう必要がある書類には、以下のようなものが挙げられます。

退職届

退職願、退職届をきちんと提出してもらうことで、後々、「不当解雇である」などと主張されてトラブルに発展することを防ぐことができます。

そのため、退職願に関しては、書類ではなく口頭でもOKとされていますが、2通とも受け取っておくことをおすすめします。なお、退職願と退職届の違いは以下の通りです。

退職願

勤務先に退職を願い出る書類で、退職届を提出する前の段階に提出します。ただし、退職の意思表示は口頭でも可とされているため、退職願を提出していなくても退職することは可能です。

退職届

退職することを勤務先が認めた後、働き手が提出する書類です。

退職願が「退職したい」と願い出るものであるのに対して、退職届は「退職します」という最終的な意思を表示するものとなります。退職届が受理されると、基本的には退職を撤回することができません。

退職届は、スタッフの退職希望日から14日以上前までの提出が必要です。就業規則によって、14日以上前、たとえば2か月前までに退職届を提出することが必要とされているとしても、民法で定められた「14日以上前」が優先されることとなります。

退職届の提出に法的な義務はありません。しかし、退職の意思は「退職希望日から14日以上前に伝えること」が民法で定められているため、万が一14日前を過ぎた段階でスタッフから退職の意思を伝えられた場合は、クリニック側はこれを認めないことが可能です。

いずれにしても、トラブル防止のためにも、就業規則によって退職願と退職届の提出期限を定めておくのが得策といえるでしょう。

有給休暇の使用について確認する

退職を決めた後、残っている有給休暇をまとめて消化しようとするスタッフは一定数います。有給休暇を取得すること自体は問題がないため止めることはできません。

しかし、「退職直前にまとめて消化する」という前例ができると、場合によっては同じことをするスタッフが後を絶たなくなる可能性があって困る可能性もあります。それを避けるには、有給休暇を買い取るという選択肢もあります。

とはいえ実際のところ、有給休暇すべてを消化することなく退職するスタッフも少なくないようです。いずれにしても、退職時の有給休暇の使用に関しては、スタッフと早めに話し合っておくと揉めにくいでしょう。

保険証

退職に当たって、健康保険証を提出しなければならないのは、前述したとおりクリニックが保険資格喪失手続きに使用するためです。雇用者側は従業員の退職日から5日以内に手続きを行わなくてはならないため、余裕をもって準備しましょう。

特に扶養家族がいる場合は家族全員分の保険証を提出する必要がありますので、スケジュールに注意してください。

貸与品

制服やシューズ、健康保険証、PC、ロッカーやデスクの鍵などの貸与物を回収します。

貸与物の回収は、退職日もしくは最終出勤日までに行います。有給消化の日程によっては、退職日当日に出勤しないことがあるので注意しましょう。

また、回収漏れがあった場合、退職後に郵送するか持参してもらう必要がありますが、後日の回収となった場合、それまでの間ずっと私物化されたり、PCから機密情報が漏洩したりする可能性があるため大変厄介です。

退職後クリニック側が行う従業員の退職手続き一覧

従業員の退職時に行う必要がある手続きは、以下のようなものが挙げられます。

社会保険資格喪失手続き

従業員は退職すると同時に、健康保険と厚生年金保険の社会保険資格を失うことになります。雇用者側は、従業員の社会保険資格喪失手続きを行わなくてはなりません。

手続きに必要な書類は、下記のとおりです。

• 健康保険厚生年金保険被保険者資格喪失手続届
• 退職者本人の健康保険証
• 被扶養者がいる場合には、被扶養者の健康保険証
• 健康保険証を添付できない場合は、健康保険被保険者証回収不能届・滅失届

次に、厚生年金保険の被保険者期間を確認します。退職日によって被保険者期間が変わるので、注意しましょう。厚生年金保険の被保険者期間は1か月単位となっており、「退職日の翌日に属する月の前月まで」と定められています。たとえば、退職日が8月31日の場合には、退職日の翌日は9月1日となりますので、9月の前月である8月までが被保険者期間となります。会社と退職者は、8月分までの厚生年金保険料を支払います。

続いて健康保険の被保険者期間を確認しますが、こちらも退職日によって被保険者期間が変わります。健康保険は退職日の翌日に資格を失うと定められているため、たとえば、退職日が8月31日の場合には、翌日の9月1日に資格を失うこととなります。会社と退職者は、8月分までの厚生年金保険料を支払います。

雇用保険資格喪失手続き

雇用保険の資格喪失手続きは、従業員が退職した日の翌日から10日以内に、最寄りのハローワークに提出します。雇用保険資格喪失手続きがされていないと、退職者の次の勤務先で雇用保険に加入することができず、退職者にも勤務先にも迷惑がかかることになりますので、遅滞なく行わなければなりません。

雇用保険の資格喪失手続きに必要な書類は、下記のとおりです。

• 雇用保険被保険者資格喪失届
• 雇用保険被保険者離職証明書
• 賃金台帳、出勤簿、タイムカード
• 労働者名簿
• 退職届

住民税の手続き

住民税は、毎月の給与から天引きされる形で払われます。しかし、クリニックを退職すると、給与天引きはできなくなりますので、退職時に住民税の残額支払いのための手続きを行わなくてはなりません。

住民税の残りを支払うには、普通徴収に切り替えて自分で市区町村に納めるか、最後の給与や退職金から一括で納めるかのいずれかがあり、退職者自身が選択できます。

普通徴収に切替える場合は、退職する月は通常通り住民税を天引きして、退職の翌月10日までに納税先の市区町村に「給与所得者異動届」を提出します。ただし、普通徴収への切り替えができるのは6月～12月に退職した人だけであり、1月～5月までに退職した場合は、原則として一括徴収をしなければなりません。

普通徴収以外の場合は、クリニック側は最後の給与で残りの住民税を一括徴収し「給与所得者異動届」を各市区町村に提出します。また、退職者が1か月以内に次の職場に入社する場合には、転職先の職場で特別徴収を引き継ぐこともできます。

源泉徴収票発行

年末（12月31日）の年が変わるタイミングで退職する以外の人は、その年1年間の給与の合計が確定していないうちに辞めることになりますので、年末調整を行えません。

そのような退職者の年末調整は、次の勤務先で行うことになります。もし次の仕事に就かない場合は、翌年3月に従業員本人が確定申告をする必要があります。

そのため、退職者には、退職後1か月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付する必要があります。なお、源泉徴収票は退職者だけでなく本人の住所地の市区町村に提出します。市区町村への提出は翌年1月末までです。

退職時の手続きの流れまとめ

退職時に雇用者側が行わなければならない手続きの流れを、以下にまとめました。

退職手続きの注意点

退職に伴う手続きが遅れると、どのような問題がある？

退職手続きが遅れると、クリニック側には、「納付する必要のない社会保険を納付しなければならない」「本来利用できない被保険者証で間違って給付が発生してしまい、事後精算が必要になる」などの不利益が生じる可能性があります。一方、従業員にとっても、失業給付の受給開始が遅れたり、受給できる総額が減ってしまったりすることが考えられます。退職手続きの遅れは、双方にとってデメリットが大きいため、滞りなく手続きを進めましょう。

退職代行から連絡があった場合

退職代行とは、退職の意志の伝達やその後の手続きを従業員に代わって行うサービスです。

退職代行から従業員の退職に関する連絡を受けた場合も、基本的に従業員の退職を拒否することはできず、円満な退職に向けて手続きを行うことになります。その際、代行者によって対応できる業務が異なるため、代行者の職業を確認し、権限や合法性を確認することも重要です。

退職代行を利用する従業員は、パワハラやセクハラなど、クリニックとの間に何らかのトラブルを抱えている場合が少なくありません。そのため、個別のケースに応じた対応が必要となるでしょう。また、退職代行を利用するケースでは、退職までの期間に本人が勤務しない場合も十分に想定されます。業務の引き継ぎや周囲への影響に配慮する必要があることにも注意が必要です。

退職時に引継ぎを拒否された場合

スタッフが、業務の引継ぎを拒否したために、クリニックに損害が生じた際には、会社は、当該従業員に対し、債務不履行に基づく損害賠償請求できる可能性があります。就業規則において、退職時の業務引継ぎ義務を定めているクリニックも多く、従業員の債務不履行を基礎づけるためには、そのような規定を定めておいたほうがいいでしょう。

しかし、クリニックが実際に損害賠償請求をする際には、業務の引継ぎ拒否と損害との間の因果関係、従業員の過失等超えなければならない主張・立証上のハードルが存在します。

そのため、引継ぎを拒否をされた場合は、経営者側としてはやむを得ず受け止めることが一般的です。どうしても引継ぎが必要な場合はインセンティブを提示してお願いする形を検討することになります。

有給休暇を買い取ることができるか？

有給休暇は労働基準法に明記されている休暇であり、労働者の権利にあたります。よってクリニック側が買い取ることは基本的には出来ません。

そもそも有給休暇とは、労働者がしっかり休んで心身の疲れを回復させ、継続して意欲的に働けるようにするためのもの。会社が社員を休ませずに、代わりにお金を支給することは、有給休暇という制度の本来の目的に反することになるためです。

しかし、退職時は例外が認められています。

退職予定の労働者が、在職中に有給休暇を消化しきれない場合には、未消化の有給休暇を会社に買い取ることができます（任意）

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