【採用担当者向け】クリニックにおける書類選考のポイント

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こんにちは。株式会社メディカルリンクのクリニック採用コラム編集部です。

「書類選考」は、面接の段階に進む採用候補者を絞り込む目的で実施されます。この書類選考を準備なしで行うと、優秀な人材を見落としてしまう場合や、必要な要件を満たさない人材を採用してしまい、ミスマッチによる早期退職を引き起こしかねません。

本記事では、クリニックが押さえるべき書類選考のポイントを分かりやすく解説します。

書類選考とは

就職や転職時の書類選考は、主に以下の目的で実施されます。

クリニックの採用活動で募集人数よりも多い求人が集まった場合、全員と面接をすると時間がかかってしまいます。採用度が高い人のみに絞り込みをする目的で書類選考は行われます。また応募者の情報をある程度把握しておくことで、面接をスムーズに進められるというメリットがあります。

書類選考の重要性

採用活動が上手くいかない理由として、書類選考が適切に行われていないことが挙げられます。
場合によっては、書類選考の段階で自院に合う人材を落としてしまうこともあるためです。応募が殺到するようなケースでなくても、時間や工数、費用をかけて採用活動を進めているため、労力に見合う人材をふるいにかける意味でも、書類選考は重要です。

しかし近年では志望動機や自己PRの例文・テンプレートがWeb上に多数出回っており、それらを活用して採用活動に臨む求職者も大勢います。単純な書類選考による合否の判断が難しくなっているのが現状です。

そのため、書類選考で応募者を絞る場合は、自院専用の応募書類や応募フォームを使う、志望動機書を提出してもらうなど、工夫を凝らす必要があります。

書類選考に用いる書類

書類選考で使用する書類は、クリニックによって様々ですが、一般的には以下の書類を使用します。

書類をチェックする上でのポイント

書類選考や書類審査を行う上でチェックするポイントやコツは以下の6つです。

・文章はおかしくないか
・募集要項に適しているか
・自分の文章で書かれているか
・勤続年数がどれくらいか（中途採用）
・志望動機が明確であるか

1つずつ解説します。

文章はおかしくないか

主な確認ポイントは下記になります。履歴書などに誤字脱字が無いか、文章も日本語としておかしくないかなど、しっかりとチェックするようにしましょう。

• 誤字や脱字がないか
• 一文が長くないか
• 具体性があるか
• 読み手に伝わりやすい文章を意識しているか

募集要項に適しているか

クリニックの設定している募集要項の基準にクリアしていないにも関わらず選考を通過させてしまうと、その後の面接時に話がかみ合わないなど、認識のズレによって双方とも時間を無駄にしてしまう可能性があります。しっかりと確認するようにしましょう。

自分の文章で書かれているか

最近ではインターネット上に履歴書や職務経歴書の書き方などがテンプレートで掲載されており、内容を全てコピーするという人もいます。

書き方を参考にするのは良いのですが、志望理由なども丸写ししているという人もいるので、しっかりとチェックするようにしましょう。もし、具体的ではなく、抽象的な場合は書き写した可能性が高いので、注意が必要です。

勤続年数がどれくらいか（中途採用）

中途採用の場合にはこれまでの勤続年数もしっかりと確認するようにしましょう。

応募者の中には短期離職が続いている人も見かけます。ただ単に合わなかっただけかもしれませんが、働いてもすぐに辞めてしまうという可能性があるので、退職理由などもくまなくチェックしましょう。

志望動機が明確であるか

志望動機は、自社における志望度を図るための一つの判断基準でもあります。志望動機の内容が抽象的だったりしっかりと書かれていなかったりする場合、選考を通過しても途中で辞退されたり志望度が低かったりする確率が非常に高いです。

一方、志望度が高い求職者は、入念なリサーチを行っているため、入社してから自分がやりたいことや志望した理由が具体的な内容となっています。志望動機が明確であるかどうかも書類選考する上での重要な判断基準としましょう。

書類選考で絞り込むポイント

クリニックの求人における書類選考は、クリニックの環境や理念に合致する人材を見つけ出すことが重要です。一般的な選考ポイントに加え、クリニックならではの5つのポイントを以下にまとめました。

クリニック理念への理解と共感

• クリニックの理念やビジョンを理解し、共感しているか
• 理念に基づいた医療を提供することに熱意があるか
• 患者さんへの思いやりの気持ちが伝わるか

チームワークを重視する人柄

• 協調性やコミュニケーション能力があるか
• チームの一員として積極的に貢献する姿勢があるか
• 多様な価値観を持つ人と協働できる柔軟性があるか

患者さん目線のコミュニケーション

• 患者さんへの丁寧でわかりやすい説明ができるか
• 患者さんの不安や悩みを共感的に理解できるか
• 信頼関係を築けるコミュニケーション能力があるか

継続的な学びへの意欲

• 医療に関する最新の知識や技術を学び続ける姿勢があるか
• 新しいことにチャレンジする意欲があるか
• 自己研鑽に励む向上心があるか

クリニックの雰囲気に合致する人柄

• 明るく前向きな性格で、周囲を元気にする人柄か
• クリニックの雰囲気に馴染み、チームワークに貢献できる人柄か
• 誠実で責任感があり、信頼できる人柄か

上記のポイントを踏まえ、履歴書や職務経歴書、志望動機書などを総合的に評価します。その上で、面接では、人柄やコミュニケーション能力、クリニック理念への理解度などを確認します。

書類選考を通過させた場合

日程、通過の連絡をすぐに行う

書類選考を重視するあまり、時間をかけすぎてしまうケースがありますが、選考を長引かせてはいけません。求職者は複数のクリニックに同時に申し込んでいる可能性がありますので、採用はスピード勝負です。優秀な人材を確保するためにも、書類選考のスピードは意識しましょう。返事を待っている間に、ほかの医療機関やクリニックから返事が来て、面接、条件交渉、内定とステップが進んでしまうことは十分あり得ます。

すぐに結論を示せないこともあると思います。その場合でもまずは連絡し、事情を説明して「詳細は◯日までにご連絡します」と返答時期の目途を伝えておきましょう。

doda人材紹介サービスの場合、選考参加（応募意思）してから内定までの進捗日数は、平均22日程度となっており、短期間での選考スタイルは今後も加速していくと考えられます。

書類選考のみで「内定」を判断してはいけない

転職希望者は決して「履歴書・職務経歴書を書くプロフェッショナル」ではありません。もちろん、人材紹介会社を介している場合、キャリアアドバイザーが添削していることもありますが、クリニックとマッチしている完璧な応募書類であるとは限りません。細かい情報は面接時に確認するなど、できるだけ可能性を広げていくことで、多くの隠れた人材に出会えることでしょう。

また、定着して働き続けてくれる人材であることも採用のポイントとなるため、面接の場で会話することで、応募者の人柄や自社の社風との相性、応募職種の職場のメンバーとの相性などを判断するケースがほとんどでしょう。

不採用の場合

通知する手段には、郵送やメール、電話などがあり、基本的にはどれを選んでも問題ありません。ただし、不採用通知をしつつ応募者から受け取った書類や作品集を返送したい場合は、郵送を選びましょう。

連絡する内容

基本的には、「自社を選び応募してくれたことへのお礼」「書類を送ってくれたこと、または面接会場まで足を運んでくれたことへのお礼」「選考結果」「応募者への配慮」の4つを記載します。

不採用になった理由については、応募者に伝える義務はないので記載する必要はありません。その上でもし応募者に理由を聞かれた場合は、「志向性に相違を感じた」「お持ちの経験・スキルが現時点では弊社が求めているものではなかった」などと伝えるようにしましょう。

ここで、不採用だからといってあからさまにぞんざいに扱うと、地域に根ざすクリニックに対してあらぬ噂を立ててくる可能性があり、注意が必要です。1度関わってしまった求職者に対しては、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

不採用通知を送る際の注意点

宛先・宛名に間違いがないか必ず確認しましょう。テンプレートを使っている場合はとくに注意が必要で、「◯◯様」と空欄のままになっているケースや、ほかの応募者の名前・住所になっているケースがあります。別人に送ってしまうと個人情報の漏洩をはじめとするトラブルにつながりかねないため、送付前に必ず宛先・宛名を確認することが大切です。

このほか、不採用通知は不採用とした応募者全員に送る必要があります。一部の応募者に不採用通知を送らなかった場合、応募者が他社の求人に応募するかどうか迷い、困惑させてしまいます。応募者の次の一歩を止めないためにも、不採用通知は全員に欠かさず送りましょう。

書類選考のポイントまとめ

この記事では、書類選考について以下の内容を解説しました。

• 書類選考の重要性と目的
• 書類選考における判断のポイント
• 書類選考の注意点

書類の通過率はクリニックによっても異なりますが、一般的には30~50％程度と言われています。手間や時間を考えると、書類選考である程度絞ったほうがいいですが、書類で相手を見極める自信がない場合は全員を面接に呼んでも問題ありません。全員と会った結果、やっぱり書類の印象通りだったということもあれば、書類では見抜けなかった人柄のよさが伝わってきて、落としかけた人が採用に至るというケースもあるかもしれません。結果的には採用基準、選考プロセスの明確化と見直しにもなります。ぜひ参考にしてください。

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