クリニック向け事務長代行サービスの特徴・メリットを解説！

2024年7月14日

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こんにちは。株式会社メディカルリンクのクリニック採用コラム編集部です。

「事務長代行サービス」とは、クリニックにおいて事務長が担当する業務を外部の人材に委託できるサービスです。クリニックの経営や事務を外部の専門業者に委託することで、医師が診療に集中できる時間を増やすことや経営の意思決定がスムーズに行えたりします。

日々、患者様と向き合い、本来の診療業務に加え、さらに経営や事務に追われてしまっては、本来の力を発揮できないのではないでしょうか。

そんな先生方に向けて、今回はクリニック向けの事務長代行サービスの特徴やメリットを紹介します。

この記事はこんな先生にオススメ！

事務長代行サービスとは何か知りたい
事務長代行サービスのメリットを知りたい
事務長の雇用と代行サービスの違い、注意点を知りたい

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事務長代行サービスとは

クリニックの事務長代行サービスとは、クリニックの事務長が担う経営全般または一部の業務を、外部の専門業者に委託するサービスです。一部の税務や労務に関しては、既に税理士や社労士にお願いしている先生も多いかと思いますが、具体的には、以下のような業務を代行してもらえます。

財務管理（一部は税理士業務の独占業務）

経理処理（記帳、請求書発行、支払処理、決算など）
予算管理（予算策定、予算執行、予算管理レポート作成など）
資金繰り管理（資金調達、資金運用、キャッシュフロー分析など）
財務諸表の作成・提出
税務申告・納税の手続き

人事労務（一部は社労士の独占業務）

採用（求人広告の作成・掲載、面接、採用選考など）
教育・研修（研修企画・実施、教育資料作成など）
給与計算（給与明細書の作成、社会保険料の計算・納付など）
労務管理（労働契約書の作成、労働保険の手続き、労務トラブルの対応など）
人事評価制度の運用

コンプライアンス、法務（一部は弁護士の独占業務）

医療法、労働基準法などの法令遵守に関するコンサルティング
医療事故、診療報酬請求に関するリスク管理
許認可申請、各種契約書の作成・審査
内部監査の実施

運営管理

診療録管理（カルテのファイリング、情報管理など）
物資管理（医薬品、医療機器などの発注、在庫管理など）
設備管理（医療機器の点検・修理、施設の管理など）
医療廃棄物の処理

マーケティング

集患対策（ホームページの作成・運営、広告宣伝など）
広報活動（プレスリリースの作成、イベント開催など）
顧客管理（患者カルテの管理、顧客満足度調査など）

医療事務

診療報酬請求書の作成・提出
患者様からの各種お問い合わせ対応
医療文書の作成（診療録、同意書など）

クリニック運営に事務長は必要か？

開業当初は事務長が必要ないケースが多いのは事実です。しかし、スタッフ数が限られている場合、院長先生が様々な業務を一人で対応しているケースが多く見られます。

結論を言えば、10名を超えるスタッフを抱えるクリニックは、事務長導入を検討してもいいでしょう。また、分院展開など同一法人内で管轄したい場合など「複数印を取りまとめる事務長」を設定することも有益になるでしょう。

クリニック運営に事務長が必要な理由

1日当たりの診察人数が増え、診療業務における心身の疲労が増加すると、診療時間の延長や診療外業務に割く時間の減少を招き、質の高い医療の提供が困難になる可能性があります。

さらに、スタッフ数が増えると、給与計算、スタッフ面談、日常の運営管理などの業務負担も増加します。特に10名を超える規模になると、これらの業務を院長1人で管理・実行するのは非常に困難です。

事務長を導入することで、院長先生は診療に専念し、経営は専門家に任せることができます。

事務長代行サービスも有効な手段の1つです。経験豊富な専門スタッフが、財務管理、人事労務、法令遵守、運営管理、マーケティングなど、クリニック経営に関わる幅広い業務を代行することができます。

事務長代行サービスのメリット

日常業務を代わりに実行してくれる事務長がいれば、負担が軽減されるだけでなく、以下のようなメリットも得られます。

診療に集中できる時間の増加

事務作業から解放されることで、本来の診療業務に集中できる時間が増えます。患者の診察、治療、手術などにより多くの時間を割くことができ、質の高い医療の提供に繋げることができます。

経営に関する意思決定の迅速化

経営に関する専門知識を持つ事務長がいれば、経営課題の迅速な解決や新しい施策の導入の支援を受けることができたりします。

コンプライアンス体制の強化

法令遵守に関する専門知識を持つ事務長がいれば、法令遵守体制の強化を支援することができます。スタッフの満足度向上事務長が適切な人事労務や労務管理を行うことで、スタッフの満足度を向上させることができます。

経営リスクの低減

第三者である事務長が財務管理やリスク管理を確認することで、経営リスクを低減することができます。

事務長を雇用するか代行サービスを利用するかどちがらいい？

任せる業務内容にもよりますが事務長を雇用する際の年収相場は500万円が最低ライン、実際には600～800万は提示することが必要でしょう。また、一度雇用すれば事務長自体のマネジメントに時間を確保する必要があり、作業スペースの確保やパソコンを始めとした各種備品の準備など、新たな業務負担が生まれることも考えられます。

このような状況に、院長先生が事務長代行サービスのニーズを感じて利用しています。事務長をクリニックで雇用する場合と事務長代行サービスを比較した表が下記になります。

スクロールできます

	事務長雇用	事務長代行
コスト	固定の人件費と福利厚生費用がかかる長期的に見れば時間単価は安い	契約期間や業務量に応じて変動初期導入費用は低い場合が多いが、長期的に見ると割高な場合もある。
専門知識	個人の資質や経験に依存する良い人材を採用できれば高いレベルの知識とスキルを確保することが可能。	事務長としての一定以上のスキルは保持しているバックアップ体制はサービスによる
対応のスピード	個人のタスク負担や管理能力に依存する	設定した期日内での迅速な対応が可能
安定性	退職のリスクあり	退職の心配なし
導入のハードル	高い（採用プロセスが必要）	低い（契約のみで迅速に導入可能）
スキル	個人の経験や能力に大きく依存医院側で教育する必要性あり	代行サービス会社が提供するトレーニングにより、一定レベルの専門スキルと経験を持つスタッフが担当することが多い
委託できる業務範囲	個人のスキルや経験に依存するが、長期的には業務範囲を拡大可能	業務範囲は契約に基づく為、業務範囲を広げる場合は追加でコストが発生するサービスが多い

事務長代行サービスの利用がおすすめのケース5選

1. 経営に専念したい院長先生

診療業務に加えて、経営に関する業務も抱え、負担が大きくなっている
経営に関する知識や経験がなく、どのように進めていけばよいのかわからない
時間的な制約があり、経営に十分な時間を割けない

このような場合は、事務長代行サービスを導入することで、経営に関する業務を専門家に任せることができ、院長先生は診療に集中することができます。

2. 事務長の採用や育成が難しい場合

適切な人材を見つけるのが難しい
採用後も、必要な知識やスキルを習得させるために時間とコストがかかる
離職率が高く、人材確保が安定しない

このような場合は、事務長代行サービスを利用することで、人材の採用や育成にかかる負担を軽減することができます。

3. 経営に関する課題を抱えている場合

収益が停滞している
経費削減が必要だが、具体的な方法がわからない
経営戦略を策定したいが、ノウハウがない

このような場合は、事務長代行サービスの専門家が、経営に関する課題を分析し、解決策を提案することができます。

4. 医療機関の規模や状況に合わせたサポートを受けたい場合

事務長代行サービスは、医療機関の規模や状況に合わせて、必要な業務のみをサポートすることができます。

小規模なクリニックの場合：経理・財務、人事労務、広報など、基本的な業務のみをサポート
中規模なクリニックの場合：経営企画、コンサルティングなど、より高度な業務もサポート
大規模な医療機関の場合：複数の事務長代行と連携して、総合的なサポートを提供

このように、事務長代行サービスは、医療機関の様々なニーズに合わせて、柔軟に対応することができます。

5. 専門的な知識や経験が必要な業務がある場合

医療経営に関する専門的な知識や経験が必要な業務
法令遵守に関する業務
リスク管理に関する業務

このような専門的な知識や経験が必要な業務は、事務長代行サービスの専門家に任せることで、より安心して任せられます。

クリニック向けおすすめ事務長代行サービスについては以下の記事で詳しく解説しています。

事務長代行サービスを選ぶ際のポイント

クリニックの規模や業態

事務長代行サービスを選ぶ際には、クリニックの規模や業態に特化したサービスを選ぶことが重要です。それぞれのサービスは、得意とする業種や規模が異なっており、より効果的なサポートを受けることができます。

業務内容

自院で特に必要としている業務があれば、その業務を重点的にサポートしているサービスを選ぶようにしましょう。例えば、診療報酬請求に課題を感じている場合は、レセプト作成や審査請求に特化したサービスを選ぶと良いでしょう。

費用

事務長代行サービスの費用は、サービス内容、クリニックの規模、利用頻度などによって異なります。

一般的な料金体系としては、以下のものがあります。

月額料金：毎月一定の料金を支払うプランです。利用頻度が多いクリニックにおすすめです。
時間単価：利用した時間に応じて料金を支払うプランです。利用頻度が少ないクリニックにおすすめです。
業務委託：個別の業務を依頼するプランです。一時的な業務代行などに適しています。

実績

過去の導入実績や顧客満足度などを参考にしましょう。導入実績は、そのサービスが実際にどのくらいのクリニックに導入されているかを知る指標となります。導入実績が多いサービスは、それだけ実績とノウハウが豊富であると言えます。

サポート体制

導入後も困ったことがあればすぐに相談できる体制が整っているか確認しましょう。充実したサポート体制があれば、導入後も安心してサービスを利用することができます。

＜ここまで読んで下さっている先生方へお伝えしたい事＞

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